Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma obowiązkami oraz warunkami, których spełnienie jest konieczne do tego, aby przedsiębiorstwo funkcjonowało zgodnie z obowiązującym w danym kraju prawem. Jednym z takich elementów jest Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Przyczyną jego powstania była ustawa mająca na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy, a także walkę z finansowaniem terroryzmu.
Wraz z wejściem w życie ustawy, wdrożona została także dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej z dnia 20 maja 2015 r. (2015/849). Wprowadzenie tych zmian zobligowało każdą ze spółek do obowiązku zgłaszania Beneficjentów Rzeczywistych do Centralnego Rejestru.
Zgodnie z prawem, państwa należące do Unii Europejskiej, zobowiązane są do przechowywania niezbędnych informacji w CRBR, a także do ich udostępniania podmiotom oraz jednostkom analityki finansowej.
Zanim zajmiemy się szczegółową analizą tego zagadnienia, konieczne jest zdefiniowanie beneficjenta rzeczywistego w stowarzyszeniu. Jest nim każda osoba fizyczna, posiadająca bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad przedsiębiorstwem, stowarzyszeniem, które prowadzone jest w formie prawnej spółki handlowej. Umieszczenie danych tych osób w Centralnym Rejestrze ma pomóc w zapobieganiu nielegalnym przepływom pieniędzy, uniemożliwiając im ukrycie swojej tożsamości. Sam Centralny Rejestr to system służący do gromadzenia oraz przetwarzania informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych w stowarzyszeniu.
Zgodnie z prawem, w Centralnym Rejestrze gromadzone są informacje na temat beneficjentów rzeczywistych spółek: jawnych, komandytowych, komandytowo – akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością, ale również prostych spółek akcyjnych (które brane są pod uwagę od 1.03.2021 r.). W spisie muszą zostać umieszczone również spółki akcyjne, ale z wyjątkiem publicznych – zgodnie z ustawą z dnia 29 lipca 2005 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 623).
Przede wszystkim, konieczne jest umieszczenie imienia i nazwiska, daty urodzenia, miejsca zamieszkania i oczywiście rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Informacja ta, musi jasno wskazywać, z czego wynika pozycja osoby pełniącej obowiązki na tym stanowisku. Takim powodem może być kwota udziałów kapitałowych, ale również umowa z akcjonariuszami lub osobami trzecimi.
Zgodnie z obowiązującą ustawą, dane w spisie należy umieścić nie później niż tydzień od dnia, w który spółka została dodana do Krajowego Rejestru Sądowego. Jeśli natomiast informacje uległy zmianie, należy uaktualnić je w ciągu 7 dni od dnia wprowadzenia zmiany. Warto pamiętać, że podczas liczenia terminów, nie uwzględnia się sobót oraz dni, które są ustawowo wolne od pracy.
Wraz z wejściem w życie przepisów dotyczących Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (13 października 2019 r.) do zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych, zobowiązane były również spółki wpisane już wcześniej w KRS. Czas na zaktualizowanie danych właściciele mieli czas do 13 lipca 2020 r. Wpisanie spółki do CRBR po terminie było równoznaczne z nałożeniem kary finansowej.
Formalności te zobowiązana jest wykonać osoba uprawniona do reprezentacji spółki. Do zgłoszenia konieczne jest dołączenie oświadczenia, które potwierdzi prawdziwość informacji przeznaczonych do umieszczenia w Centralnym Rejestrze. Należy pamiętać, że zgodnie z obowiązującą ustawą obowiązują domniemania prawne, stanowiące potwierdzenie, że umieszczone w CRBR dane są prawdziwe. Podanie błędnych informacji regulują przepisy z art. 68 ustawy, mówiące o tym, że odpowiedzialność za podanie nieprawidłowych danych, ponosi osoba dokonująca zgłoszenia. Wyjątek stanowi sytuacja, w której popełniona wina jest skutkiem siły wyższej lub osoby trzeciej. Dokument niezbędny do zgłoszenia spółki ma formę elektroniczną i potwierdza się go kwalifikowanym podpisem przez profil zaufany ePUAP.
Zgodnie z prawem, dostęp do tych danych przysługuje wszystkim organom państwowym, jednak tylko w takim stopniu, w jakim jest to konieczne. Oznacza to, że np. dostęp będą miały organy nadzorcze, ścigania, ale także urzędy podatkowe. Taki dostęp przysługuje również osobom upoważnionym na mocy ustawy GwG, jeśli potrzebują one informacji, do tego, aby móc wypełnić swoje obowiązki zawodowe. Co ciekawe, dostęp do podstawowych informacji tak naprawdę przysługuje każdemu, jednak beneficjent rzeczywisty może zgłosić prośbę o ograniczenie dostępu do Centralnego Rejestru, jeśli istnieją do tego odpowiednie podstawy, np. groźby, oszustwa, wymuszenia.
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, to spis, do którego należy zgłosić osoby posiadające kontrolę nad przedsiębiorstwem, ale także nad stowarzyszeniem. Brak dodania niezbędnych informacji, brak ich aktualizacji lub inne naruszenia związane z przejrzystością mogą zostać potraktowane jako wykroczenie, a co za tym idzie, Beneficjent Rzeczywisty w Stowarzyszeniu może zostać obciążony karą.